Rechtliches · Datenschutz im Auftrag
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Wenn wir im Auftrag eines Kunden personenbezogene Daten verarbeiten, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag der saubere Weg. Diese Seite erklärt, wann ein AVV nötig ist, was er regelt und wie der Ablauf aussieht. Sie gilt für Produktionstätigkeiten wie Interviewaufnahmen und Sprachaufnahmen sowie für die Verwaltung dazugehöriger Daten.
Kastanienallee 42, 10435 Berlin · Interviewaufnahmen · TV-Produktionen · DSGVO-konforme Abwicklung
Wann ein AVV nötig ist
Ein AVV ist nötig, wenn wir personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeiten. Das betrifft nicht jede Buchung. Eine reine Sprachaufnahme ohne Bezug zu einer Person fällt in der Regel nicht darunter. Sobald Namen, Stimmen, Themen oder Freigaben von Personen dokumentiert oder gespeichert werden, ist der AVV der passende Rahmen.
Reine Sprachaufnahme
Kein Bezug zu einer Person, keine gespeicherten Angaben über Sprecherinnen oder Sprecher: In diesen Fällen kommt der AVV in der Regel nicht zum Einsatz.
Interview mit Personenbezug
Sobald Stimmen, Namen, Gesprächsthemen oder Freigabeerklärungen dokumentiert oder für die Produktion aufbewahrt werden, greift der AVV als Rahmen für die Verarbeitung.
TV-Produktion mit Materialverwaltung
Bei mehrteiligen Drehs entstehen Rohmaterial, Schnittfassungen und Absprachen mit Beteiligten. Auch diese Projektverwaltung fällt unter den Auftragsverarbeitungsvertrag.
Unsicherheitsfall
Wenn Sie nicht einschätzen können, ob Ihr Projekt betroffen ist, klären wir das vor der Buchung. Wir sagen offen, wenn kein AVV erforderlich ist.
Was der Vertrag regelt
Der Vertrag regelt, welche Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck, wie lange sie gespeichert bleiben und wer Zugriff hat. Er regelt außerdem die Pflichten zur Vertraulichkeit, zur Löschung am Projektende und die Frage, ob Unterauftragnehmer eingesetzt werden. Der Vertrag enthält zudem Vorgaben für technische und organisatorische Maßnahmen.
- Datenarten und Zweck
- Aufnahmen, Freigaben und Projektdaten werden getrennt nach Verwendungszweck beschrieben.
- Speicherdauer und Löschung
- Die Aufbewahrungsfristen stehen im Vertrag, ebenso der Zeitpunkt, zu dem Material gelöscht wird.
- Zugriff und Vertraulichkeit
- Zugriff erhalten nur die am Projekt beteiligten Personen, gebunden an eine Vertraulichkeitspflicht.
- Unterauftragnehmer
- Der Vertrag hält fest, ob Dritte beteiligt werden und unter welchen Bedingungen das geschieht.
Wie der Ablauf ist
Sie fragen den AVV bei der Buchung oder vor Projektbeginn an. Wir stimmen die Angaben zum Projekt ab, etwa Datenarten, Zweck und Speicherdauer. Bei Kunden mit eigenen Vertragsvorgaben prüfen wir, ob die Vorgaben zusammenpassen. Der unterschriebene Vertrag liegt vor, bevor die erste Datei entsteht.
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Anfrage stellen
Nennen Sie Projektart, geplante Drehtage und ob Ihr Unternehmen eigene Vertragsvorgaben hat. Das genügt für den Start.
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Angaben abstimmen
Wir gehen Datenarten, Zweck, Speicherdauer und mögliche Unterauftragnehmer durch und tragen sie in den Entwurf ein.
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Vorgaben prüfen
Hat Ihr Haus einen eigenen AVV-Entwurf oder eigene Klauseln, gleichen wir ab und schlagen Ergänzungen vor.
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Unterzeichnen vor dem ersten Take
Der unterschriebene Vertrag liegt vor, bevor die erste Datei entsteht. Bei kurzfristigen Terminen sprechen wir den AVV direkt bei der Buchung an.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Zu den Maßnahmen zählen der auf Projektbeteiligte beschränkte Zugriff auf Aufnahmen, die getrennte Ablage von Projektdaten und die geregelte Löschung nach Projektende. Aufnahmen liegen nicht auf allgemein zugänglichen Speichern. Wenn für eine Produktion Weitergabe an Dritte nötig ist, geschieht das nur nach Abstimmung mit dem Auftraggeber.
- Zugriffsbeschränkung Nur die am Projekt beteiligten Personen erhalten Zugang zu den Aufnahmen.
- Getrennte Ablage Projektdaten liegen getrennt voneinander, nicht in einem gemeinsamen, offenen Speicher.
- Geregelte Löschung Nach Projektende wird das Material nach der im Vertrag vereinbarten Frist gelöscht.
- Weitergabe an Dritte Findet nur nach ausdrücklicher Abstimmung mit dem Auftraggeber statt.
Rechte von Gästen und Interviewpartnern
Personen, die in einer Produktion vorkommen, haben Rechte an ihren Daten. Dazu gehören Auskunft, Berichtigung und Löschung, soweit gesetzliche Pflichten dem nicht entgegenstehen. Bei Interviews mit Freigaben klären wir mit dem Auftraggeber, wie diese Rechte praktisch umgesetzt werden. Wenn eine Interviewperson eine Frage zu ihren Daten hat, kann sie sich an den Auftraggeber oder direkt an uns wenden.
Für Rückfragen von Beteiligten erreichen Sie uns unter +49 30 12345678 oder per E-Mail an cadendunnvfoc@hotmail.com – Montag bis Freitag von 09:00 bis 18:00 Uhr.
Was der AVV nicht ersetzt
Der AVV ersetzt nicht die eigene datenschutzrechtliche Verantwortung des Auftraggebers. Er regelt die Verarbeitung im Auftrag, nicht die Zwecke des Auftraggebers. Wenn Ihr Projekt eine Datenschutz-Folgenabschätzung oder eine eigene Einwilligung erfordert, bleibt das beim Auftraggeber. Wir liefern die Informationen, die für diese Schritte nötig sind.
Anfrage für einen AVV
Senden Sie uns eine kurze Anfrage mit Projektart, Datenarten und geplanter Speicherdauer. Sagen Sie, ob Ihr Unternehmen eigene Vertragsvorgaben hat. Wir melden uns mit dem passenden Entwurf oder mit Rückfragen. Der Vertrag wird vor Projektbeginn abgeschlossen, nicht während der Produktion.
Was in die Anfrage gehört: Projektart (Interview, Sprachaufnahme, TV-Produktion), Datenarten, geplante Speicherdauer und – falls vorhanden – Ihr eigener Vertragsentwurf.
Häufige Fragen zum AVV
Ist ein AVV bei jedem Studiotermin nötig?
Nein. Der AVV betrifft Fälle, in denen personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden. Bei einer reinen Sprachaufnahme ohne Personenbezug kommt er in der Regel nicht zum Einsatz. Wenn Sie unsicher sind, klären Sie es in der Anfrage.
Können wir unseren eigenen AVV-Entwurf verwenden?
Häufig ja. Wenn Ihr Entwurf die erforderlichen Punkte enthält und zum Projekt passt, prüfen wir ihn und arbeiten damit. Falls Punkte fehlen oder unklar sind, schlagen wir Ergänzungen vor, bevor der Vertrag abgeschlossen wird.
Wann muss der AVV unterschrieben sein?
Vor der ersten Verarbeitung, also vor der ersten Aufnahme oder Datenerhebung. Wir schließen ihn ab, bevor Material entsteht. Wenn ein Projekt kurzfristig startet, sprechen Sie den AVV bei der Buchung an, damit keine Verzögerung entsteht.
Weiterführende Seiten: Studio & Technik, Produktionsablauf und Haftungsausschluss.